Druhé kolo mimořádné výzvy na podporu digitalizace a automatizace v neziskových organizacích

Potřebujete 

• zlepšit se ve využívání plného potenciálu digitálních technologií?
• zabezpečit vaši práci a data?
• zrychlit odbavování úkolů?
• snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu vaší práce?
• snížit podíl nepřímé práce a administrativy na přímé práci ve prospěch vašich klientů?
• zvýšit dostupnost vašich služeb?
• zvýšit kapacitu vašich služeb?
• zajistit kontinuitu a udržitelnost vaší organizace a služeb?
• zbavit se papírování a šanonů? 

Ale chybí vám k tomu v organizaci potřebné znalosti a dovednosti, motivace týmu a odvaha měnit zaběhnuté?

Nadační fond Českého rozhlasu vyhlašuje druhé kolo mimořádné výzvy na podporu digitalizace a automatizace procesů v neziskových organizacích prostřednictvím Fondu Kaufland. Odborným partnerem Nadačního fondu Českého rozhlasu pro tuto výzvu je Sdružení VIA, z.ú. V prvním kole mimořádné výzvy bylo vybráno k podpoře 10 přípravných projektů, resp. organizací, které nyní dokončují digitální audit a připravují žádosti k implementačním projektům.

Nutnost podpory digitalizace českých neziskových organizací vychází také z průzkumu Průzkum stavu digitalizace českého neziskového sektoru – Sdružení VIA (sdruzenivia.cz), který provedlo právě Sdružení VIA ve spolupráci s Nadací OSF a kterého se zúčastnilo 634 organizací. Téměř polovina dotázaných organizací uvádí, že nemá dostatečné finanční prostředky na pořízení základního hardwaru, což je nezbytné nejen pro běžný provoz, ale i pro zvýšení úrovně kyberbezpečnosti a efektivity. Organizace se tak stávají snadnou kořistí pro kybernetické útoky a jsou omezeny i ve využívání moderního software. Nedostatek financí, ale i znalostí a kompetencí se projevuje také na používané základní infrastruktuře. Téměř 20 % organizací v průzkumu uvedlo, že nevyužívá žádné společné úložiště, dalších 20 % organizací uvedlo, že sice používá cloudové úložiště, ale jeho free verzi, která je pro použití v organizaci zcela nevhodná. Pokročilejší systémy typu CRM pak využívá minimum organizací. Nedostatek financí, kompetencí a nevhodná infrastruktura zhoršuje schopnost organizací efektivně plnit své poslání. V kontextu širšího dopadu na společnost je nyní zřejmé, že grantový projekt zaměřený na podporu digitalizace, včetně investic do hardwaru, by představoval nejen podporu pro samotné neziskové organizace, ale i zlepšení situace v oblastech, kde tyto organizace působí – tedy včetně poskytované zdravotní a sociální péče.

Kdo může žádat o nadační příspěvek?

O nadační příspěvek ze sbírky Světluška v rámci druhého kola mimořádné výzvy na podporu digitalizace a automatizace může požádat organizace pomáhající lidem s těžkým zrakovým nebo zrakovým kombinovaným postižením na území České republiky, které patří mezi stávající žadatele v rámci Fondu Kaufland nebo Hlavního grantového řízení. Podmínkou je minimálně tříletá historie příjemce podpory (nemusí jít o tři po sobě jdoucí roky) a zároveň musí mít organizace alespoň 1 zaměstnance na HPP s minimálně ½ úvazkem (v době podání žádosti a po celou dobu realizace projektu). Z výzvy jsou vyjmuty komerční subjekty. Přesnou definici oprávněných žadatelů naleznete v Pravidlech a podmínkách Nadačního fondu Českého rozhlasu pro Fond Kaufland dostupných na www.svetluska.net. 

Co je cílem mimořádné výzvy?

Cílem mimořádné výzvy je podpořit proces digitalizace neziskových organizací, které Světluška dlouhodobě podporuje v jejich přímé práci ve prospěch lidí s těžkým zrakovým postižením. Věříme, že organizace a týmy, které pracují v přehledném prostředí a s efektivními nástroji, mohou výrazně zvýšit dostupnost i kvalitu svých služeb. Proto je výzva zaměřená na:

• mapování potřeb, kapacit a připravenosti organizací v oblasti digitalizace (pouze v přípravné fázi projektu);
• cílené a efektivní používání digitálních nástrojů pro práci týmu/fungování organizace;
• cílené a efektivní používání digitálních nástrojů pro poskytování služby;
• vzdělávání za účelem zvýšení digitálních kompetencí týmu organizace.

Jak bude probíhat grantové řízení?

Jedná se o dvoukolové grantové řízení rozdělené na “přípravnou” a “implementační” fázi. Jedním z výstupů přípravného projektu by měla být žádost o implementační projekt. Příjemce přípravného projektu však může po realizaci přípravného projektu dále nepokračovat a nepodat žádost o implementační projekt. 

1.     Přípravný projekt – digitální audit se Sdružením VIA

V rámci přípravného projektu spolupracuje organizace s konzultantem Sdružení VIA, se kterým definuje potřeby v oblasti digitalizace a automatizace práce. Přípravný projekt zahrnuje konzultace s IT odborníky, provedení odborné analýzy potřeb organizace v oblasti digitalizace a automatizace a reálných kapacit a připravenosti organizace a podporu při přípravě žádosti o implementační projekt. Náklady na přípravnou fázi, tedy digitální audit, hradí Nadační fond Českého rozhlasu přímo poskytovateli konzultací Sdružení VIA podle rozsahu konzultací Přípravný projekt trvá až 3 měsíce. 

Více o práci Sdružení VIA a digitálních auditech si můžete přečíst na webu: https://sdruzenivia.cz/digitalni-audity. Můžete si také rezervovat bezplatnou konzultaci, abyste se ujistili, že digitální audit je skvělá příležitost pro každou organizaci a tým, vaši nevyjímaje

2.     Implementační projekt – projekt realizovaný s podporou Světlušky

V rámci implementačního projektu realizuje organizace plán, který vzešel z přípravného projektu. Maximální délka implementačního projektu je 8 měsíců. Maximální výše nadačního příspěvku na implementační projekt je 150 tis. korun na organizaci. Povinným výstupem implementačního projektu je závěrečná zpráva shrnující výstupy a zhodnocení aktivit projektu včetně stanoviska konzultanta Sdružení VIA.

Žádosti o přípravný projekt i implementační projekt se podávají v aplikaci Granty. V rámci žádosti o přípravné projekty je potřeba vyplnit dotazník vytvořený Sdružením VIA umístěný zde: https://forms.office.com/e/dVWjkP1AvD. Dotazník je určen pro IT pracovníky a pracovnice, ředitele a ředitelky, manažery a manažerky neziskových organizací, kteří řeší IT ve své organizaci a zajímají se o to, jak s jeho pomocí zefektivnit své aktivity a svou práci. 

Harmonogram druhého kola mimořádné výzvy 

• Vyhlášení výzvy pro přípravné projekty 15. 5.2024
• Ukončení příjmu žádostí o přípravné projekty prodlužujeme do 30. 6. 2024 (NF ČRo si vyhrazuje možnost ukončit výzvu dříve, pokud dojde k vyčerpání alokace finančních prostředků.) Žádosti o přípravné projekty budou hodnoceny průběžně. Podpora organizacím, jejichž projekty splní podmínky, bude poskytována v pořadí, v jakém podali žádost o podporu, až do vyčerpání celé alokace na výzvu. Maximálně bude podpořeno 10 vybraných projektů.
• Realizace přípravných projektů průběžně nejpozději do 30. 11.2024
• Příjem žádostí pro implementační projekty průběžně od 1. 9. 2024 do 31. 12. 2024
• Vyhlášení výsledků a podpis smluv průběžně nejpozději do 30. 1. 2025
• Realizace implementačních projektů průběžně od 1. 12. 2024 nejpozději do 30. 9. 2025

Specifikace nadační podpory v rámci druhého kola mimořádné výzvy

• Kapacita druhého kola mimořádné výzvy je 10 projektů
• Náklady na přípravné projekty hradí Nadační fond Českého rozhlasu přímo poskytovateli konzultací Sdružení VIA, náklady na přípravný projekt jedné organizace je v maximální výši 50 tis. korun
• Náklady na implementační projekt činí maximálně 150 tis. korun
• Alokace pro 1. a 2. kolo výzvy z Fondu Kaufland je 4 mil. korun

Změny oproti pravidlům grantového řízení z Fondu Kaufland

Vyhlášení mimořádné podpory pro organizace se řídí Pravidly a podmínkami Nadačního fondu Českého rozhlasu pro grantové řízení ze sbírky Světluška prostřednictvím Fondu Kaufland pro organizace s těmito výjimkami:

• Mimořádná výzva je samostatnou výzvou, tedy není zahrnuta do dlouhodobého grantového řízení z Fondu Kaufland.
• Tato mimořádná podpora se nezapočítává do počtu žádostí, které může žadatel v průběhu roku podat v kterémkoliv z grantových řízení ze sbírky Světluška.
• Oprávněným žadatelem je pouze stávající příjemce podpory z veřejné sbírky Světluška v rámci Fondu Kaufland a/nebo Hlavního grantového řízení. Podmínkou je minimálně tříletá historie příjemce podpory a zároveň musí mít organizace alespoň 1 zaměstnance na HPP s minimálně ½ úvazkem (v době podání žádosti a po celou dobu realizace projektu). Regionální zastoupení nejsou oprávněnými žadateli v rámci této výzvy.
• Mimořádná výzva koncipovaná jako dvoukolové grantové řízení, které zahrnuje přípravný a implementační projekt. Žadatel může podat pouze 1 žádost o přípravný projekt a 1 žádost o návazný implementační projekt. Schválení podpory pro přípravný projekt nezakládá automatické schválení podpory pro implementační projekt. Žadatel není povinen žádat o implementační projekt, pokud se v rámci přípravné fáze projektu objeví skutečnosti, které by implementaci znemožňovaly či výrazně komplikovaly.
• Nepřímé náklady mohou tvořit až 10% celkových uznatelných nákladů projektu a náklady na odborné externí vedení projektu digitalizace v implementační fázi mohou tvořit až 50% přímých nákladů.

Uznatelné náklady pro implementační projekty 

• osobní náklady či nákup služeb projektového manažera pro digitalizaci (interní či externí)
• náklady na služby externích odborných konzultantů  
• kurzy, školení v souvislosti s cíli projektu
• nákup digitálních nástrojů či technologií a software

Příklady aktivit relevantních pro implementační projekty

Uvádíme příklady aktivit, které mohou utvářet implementační projekt. Nejedná se o kompletní výčet. 

• Zavádění:
  • nových nástrojů pro interní a externí komunikaci 
  • nástrojů pro týmovou spolupráci, projektové vedení
  • služeb sdíleného, cloudového úložiště
  • CRM systémů
  • nástrojů pro oběh dokumentů a správu finančních dokladů
  • systémů pro personální řízení, správu zaměstnanců, docházku
  • používání elektronických podpisů
  • bezpečnostních IT pravidel a směrnic
• Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců v oblasti užívání digitálních technologií
• Automatizace procesů

Povinné a volitelné indikátory a výstupy pro implementační projekty

Žadatel vybírá jeden či více povinných indikátorů pro implementační projekt tak, aby bylo možné sledovat a vyhodnocovat dopad implementačního projektu, tedy naplnění dlouhodobých cílů projektu.

• zvýšení kapacity služby – kvantitativní indikátor
• zvýšení dostupnosti služby – kvantitativní indikátor
• snížení provozních nákladů/nákladů spojených s nepřímou prací – kvantitativní indikátor
• zvýšení podílu přímé práce na celkovém objemu práce – kvantitativní indikátor
• zvýšení dopadu služby pro klienty/uživatele – kvalitativní indikátor

Žadatel vybírá jeden či více volitelných indikátorů pro implementační projekt, aby bylo možné sledovat a vyhodnocovat dlouhodobý dopad projektu ve specifických oblastech, které si žadatel určil. Žadatel může vybírat z navržených či zadat vlastní.

• zvýšení IT bezpečnosti organizace – kvalitativní indikátor
• zvýšení počtu zaměstnanců/pracovníků organizace, kteří aktivně používají IT nástroje – kvantitativní indikátor
• zavedení nových digitálních nástrojů – kvantitativní indikátor

Celé znění mimořádné výzvy je uvedeno v dokumentu zde:

Kontaktní informace

Mgr. Alexandra Eisnerová

Koordinátorka nadačních příspěvků pro organizace

E-mail: alexandra.eisnerova@rozhlas.cz

Telefon: 221 551 213, 739 679 576